Databehandleraftale

Bestemmelserne er Datatilsynets officielle danske tekst; de udfyldte dele er oversat fra den engelske version. Ved uoverensstemmelse gælder den engelske version (Bilag D.6).

Version 2026-10-21b

Dette er Datatilsynets standardkontraktsbestemmelser for databehandleraftaler efter databeskyttelsesforordningens artikel 28, stk. 8, version 1.2 fra januar 2020, udfyldt for CBAM Wise. Ordlyden af Bestemmelserne er Datatilsynets; vi har kun udfyldt det, som skabelonen lader stå åbent: tjenesten, valget mellem mulighederne, fristerne, underskrift og kontaktpersoner samt bilag A til D.

Standardkontraktsbestemmelser i henhold til artikel 28, stk. 3, i forordning 2016/679 (databeskyttelsesforordningen) med henblik på databehandlerens behandling af personoplysninger

mellem

den kunde, der bruger CBAM Wise, med det navn, CVR- eller andet registreringsnummer og den adresse, der er registreret i kundens arbejdsområde i CBAM Wise, herefter ”den dataansvarlige”

og

SaiNova Solution, CVR 45565092, Esbjerg, Danmark, herefter ”databehandleren”

der hver især er en ”part” og sammen udgør ”parterne”

HAR AFTALT følgende standardkontraktsbestemmelser (Bestemmelserne) med henblik på at overholde databeskyttelsesforordningen og sikre beskyttelse af privatlivets fred og fysiske personers grundlæggende rettigheder og frihedsrettigheder

2. Præambel

2.1. Disse Bestemmelser fastsætter databehandlerens rettigheder og forpligtelser, når denne foretager behandling af personoplysninger på vegne af den dataansvarlige.

2.2. Disse bestemmelser er udformet med henblik på parternes efterlevelse af artikel 28, stk. 3, i Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EU) 2016/679 af 27. april 2016 om beskyttelse af fysiske personer i forbindelse med behandling af personoplysninger og om fri udveksling af sådanne oplysninger og om ophævelse af direktiv 95/46/EF (databeskyttelsesforordningen).

2.3. I forbindelse med leveringen af CBAM Wise, software leveret som en tjeneste til EU's CO2-grænsetilpasningsmekanisme (CBAM), behandler databehandleren personoplysninger på vegne af den dataansvarlige i overensstemmelse med disse Bestemmelser.

2.4. Bestemmelserne har forrang i forhold til eventuelle tilsvarende bestemmelser i andre aftaler mellem parterne.

2.5. Der hører fire bilag til disse Bestemmelser, og bilagene udgør en integreret del af Bestemmelserne.

2.6. Bilag A indeholder nærmere oplysninger om behandlingen af personoplysninger, herunder om behandlingens formål og karakter, typen af personoplysninger, kategorierne af registrerede og varighed af behandlingen.

2.7. Bilag B indeholder den dataansvarliges betingelser for databehandlerens brug af underdatabehandlere og en liste af underdatabehandlere, som den dataansvarlige har godkendt brugen af.

2.8. Bilag C indeholder den dataansvarliges instruks for så vidt angår databehandlerens behandling af personoplysninger, en beskrivelse af de sikkerhedsforanstaltninger, som databehandleren som minimum skal gennemføre, og hvordan der føres tilsyn med databehandleren og eventuelle underdatabehandlere.

2.9. Bilag D indeholder bestemmelser vedrørende andre aktiviteter, som ikke af omfattet af Bestemmelserne.

2.10. Bestemmelserne med tilhørende bilag skal opbevares skriftligt, herunder elektronisk, af begge parter.

2.11. Disse Bestemmelser frigør ikke databehandleren fra forpligtelser, som databehandleren er pålagt efter databeskyttelsesforordningen eller enhver anden lovgivning.

3. Den dataansvarliges rettigheder og forpligtelser

3.1. Den dataansvarlige er ansvarlig for at sikre, at behandlingen af personoplysninger sker i overensstemmelse med databeskyttelsesforordningen (se forordningens artikel 24), databeskyttelsesbestemmelser i anden EU-ret eller medlemsstaternes nationale ret og disse Bestemmelser.

3.2. Den dataansvarlige har ret og pligt til at træffe beslutninger om, til hvilke(t) formål og med hvilke hjælpemidler, der må ske behandling af personoplysninger.

3.3. Den dataansvarlige er ansvarlig for, blandt andet, at sikre, at der er et behandlingsgrundlag for behandlingen af personoplysninger, som databehandleren instrueres i at foretage.

4. Databehandleren handler efter instruks

4.1. Databehandleren må kun behandle personoplysninger efter dokumenteret instruks fra den dataansvarlige, medmindre det kræves i henhold til EU-ret eller medlemsstaternes nationale ret, som databehandleren er underlagt. Denne instruks skal være specificeret i bilag A og C. Efterfølgende instruks kan også gives af den dataansvarlige, mens der sker behandling af personoplysninger, men instruksen skal altid være dokumenteret og opbevares skriftligt, herunder elektronisk, sammen med disse Bestemmelser.

4.2. Databehandleren underretter omgående den dataansvarlige, hvis en instruks efter vedkommendes mening er i strid med denne forordning eller databeskyttelsesbestemmelser i anden EU-ret eller medlemsstaternes nationale ret.

5. Fortrolighed

5.1. Databehandleren må kun give adgang til personoplysninger, som behandles på den dataansvarliges vegne, til personer, som er underlagt databehandlerens instruktionsbeføjelser, som har forpligtet sig til fortrolighed eller er underlagt en passende lovbestemt tavshedspligt, og kun i det nødvendige omfang. Listen af personer, som har fået tildelt adgang, skal løbende gennemgås. På baggrund af denne gennemgang kan adgangen til personoplysninger lukkes, hvis adgangen ikke længere er nødvendig, og personoplysningerne skal herefter ikke længere være tilgængelige for disse personer.

5.2. Databehandleren skal efter anmodning fra den dataansvarlige kunne påvise, at de pågældende personer, som er underlagt databehandlerens instruktionsbeføjelser, er underlagt ovennævnte tavshedspligt.

6. Behandlingssikkerhed

6.1. Databeskyttelsesforordningens artikel 32 fastslår, at den dataansvarlige og databehandleren, under hensyntagen til det aktuelle tekniske niveau, implementeringsomkostningerne og den pågældende behandlings karakter, omfang, sammenhæng og formål samt risiciene af varierende sandsynlighed og alvor for fysiske personers rettigheder og frihedsrettigheder, gennemfører passende tekniske og organisatoriske foranstaltninger for at sikre et beskyttelsesniveau, der passer til disse risici.

Den dataansvarlige skal vurdere risiciene for fysiske personers rettigheder og frihedsrettigheder som behandlingen udgør og gennemføre foranstaltninger for at imødegå disse risici. Afhængig af deres relevans kan det omfatte:

a. Pseudonymisering og kryptering af personoplysninger

b. evne til at sikre vedvarende fortrolighed, integritet, tilgængelighed og robusthed af behandlingssystemer og -tjenester

c. evne til rettidigt at genoprette tilgængeligheden af og adgangen til personoplysninger i tilfælde af en fysisk eller teknisk hændelse

d. en procedure for regelmæssig afprøvning, vurdering og evaluering af effektiviteten af de tekniske og organisatoriske foranstaltninger til sikring af behandlingssikkerhed.

6.2. Efter forordningens artikel 32 skal databehandleren – uafhængigt af den dataansvarlige – også vurdere risiciene for fysiske personers rettigheder som behandlingen udgør og gennemføre foranstaltninger for at imødegå disse risici. Med henblik på denne vurdering skal den dataansvarlige stille den nødvendige information til rådighed for databehandleren som gør vedkommende i stand til at identificere og vurdere sådanne risici.

6.3. Derudover skal databehandleren bistå den dataansvarlige med vedkommendes overholdelse af den dataansvarliges forpligtelse efter forordningens artikel 32, ved bl.a. at stille den nødvendige information til rådighed for den dataansvarlige vedrørende de tekniske og organisatoriske sikkerhedsforanstaltninger, som databehandleren allerede har gennemført i henhold til forordningens artikel 32, og al anden information, der er nødvendig for den dataansvarliges overholdelse af sin forpligtelse efter forordningens artikel 32.

Hvis imødegåelse af de identificerede risici – efter den dataansvarliges vurdering – kræver gennemførelse af yderligere foranstaltninger end de foranstaltninger, som databehandleren allerede har gennemført, skal den dataansvarlige angive de yderligere foranstaltninger, der skal gennemføres, i bilag C.

7. Anvendelse af underdatabehandlere

7.1. Databehandleren skal opfylde de betingelser, der er omhandlet i databeskyttelsesforordningens artikel 28, stk. 2, og stk. 4, for at gøre brug af en anden databehandler (en underdatabehandler).

7.2. Databehandleren må således ikke gøre brug af en underdatabehandler til opfyldelse af disse Bestemmelser uden forudgående generel skriftlig godkendelse fra den dataansvarlige.

7.3. Databehandleren har den dataansvarliges generelle godkendelse til brug af underdatabehandlere. Databehandleren skal skriftligt underrette den dataansvarlige om eventuelle planlagte ændringer vedrørende tilføjelse eller udskiftning af underdatabehandlere med mindst 30 dages varsel og derved give den dataansvarlige mulighed for at gøre indsigelse mod sådanne ændringer inden brugen af de(n) omhandlede underdatabehandler(e). Længere varsel for underretning i forbindelse med specifikke behandlingsaktiviteter kan angives i bilag B. Listen over underdatabehandlere, som den dataansvarlige allerede har godkendt, fremgår af bilag B.

7.4. Når databehandleren gør brug af en underdatabehandler i forbindelse med udførelse af specifikke behandlingsaktiviteter på vegne af den dataansvarlige, skal databehandleren, gennem en kontrakt eller andet retligt dokument i henhold til EU-retten eller medlemsstaternes nationale ret, pålægge underdatabehandleren de samme databeskyttelsesforpligtelser som dem, der fremgår af disse Bestemmelser, hvorved der navnlig stilles de fornødne garantier for, at underdatabehandleren vil gennemføre de tekniske og organisatoriske foranstaltninger på en sådan måde, at behandlingen overholder kravene i disse Bestemmelser og databeskyttelsesforordningen.

Databehandleren er derfor ansvarlig for at kræve, at underdatabehandleren som minimum overholder databehandlerens forpligtelser efter disse Bestemmelser og databeskyttelsesforordningen.

7.5. Underdatabehandleraftale(r) og eventuelle senere ændringer hertil sendes – efter den dataansvarliges anmodning herom – i kopi til den dataansvarlige, som herigennem har mulighed for at sikre sig, at tilsvarende databeskyttelsesforpligtelser som følger af disse Bestemmelser er pålagt underdatabehandleren. Bestemmelser om kommercielle vilkår, som ikke påvirker det databeskyttelsesretlige indhold af underdatabehandleraftalen, skal ikke sendes til den dataansvarlige.

7.6. [Anvendes ikke: valgfri bestemmelse.]

7.7. Hvis underdatabehandleren ikke opfylder sine databeskyttelsesforpligtelser, forbliver databehandleren fuldt ansvarlig over for den dataansvarlige for opfyldelsen af underdatabehandlerens forpligtelser. Dette påvirker ikke de registreredes rettigheder, der følger af databeskyttelsesforordningen, herunder særligt forordningens artikel 79 og 82, over for den dataansvarlige og databehandleren, herunder underdatabehandleren.

8. Overførsel til tredjelande eller internationale organisationer

8.1. Enhver overførsel af personoplysninger til tredjelande eller internationale organisationer må kun foretages af databehandleren på baggrund af dokumenteret instruks herom fra den dataansvarlige og skal altid ske i overensstemmelse med databeskyttelsesforordningens kapitel V.

8.2. Hvis overførsel af personoplysninger til tredjelande eller internationale organisationer, som databehandleren ikke er blevet instrueret i at foretage af den dataansvarlige, kræves i henhold til EU-ret eller medlemsstaternes nationale ret, som databehandleren er underlagt, skal databehandleren underrette den dataansvarlige om dette retlige krav inden behandling, medmindre den pågældende ret forbyder en sådan underretning af hensyn til vigtige samfundsmæssige interesser.

8.3. Uden dokumenteret instruks fra den dataansvarlige kan databehandleren således ikke inden for rammerne af disse Bestemmelser:

a. overføre personoplysninger til en dataansvarlig eller databehandler i et tredjeland eller en international organisation

b. overlade behandling af personoplysninger til en underdatabehandler i et tredjeland

c. behandle personoplysningerne i et tredjeland

8.4. Den dataansvarliges instruks vedrørende overførsel af personoplysninger til et tredjeland, herunder det eventuelle overførselsgrundlag i databeskyttelsesforordningens kapitel V, som overførslen er baseret på, skal angives i bilag C.6.

8.5. Disse Bestemmelser skal ikke forveksles med standardkontraktsbestemmelser som omhandlet i databeskyttelsesforordningens artikel 46, stk. 2, litra c og d, og disse Bestemmelser kan ikke udgøre et grundlag for overførsel af personoplysninger som omhandlet i databeskyttelsesforordningens kapitel V.

9. Bistand til den dataansvarlige

9.1. Databehandleren bistår, under hensyntagen til behandlingens karakter, så vidt muligt den dataansvarlige ved hjælp af passende tekniske og organisatoriske foranstaltninger med opfyldelse af den dataansvarliges forpligtelse til at besvare anmodninger om udøvelsen af de registreredes rettigheder som fastlagt i databeskyttelsesforordningens kapitel III.

Dette indebærer, at databehandleren så vidt muligt skal bistå den dataansvarlige i forbindelse med, at den dataansvarlige skal sikre overholdelsen af:

a. oplysningspligten ved indsamling af personoplysninger hos den registrerede

b. oplysningspligten, hvis personoplysninger ikke er indsamlet hos den registrerede

c. indsigtsretten

d. retten til berigtigelse

e. retten til sletning (”retten til at blive glemt”)

f. retten til begrænsning af behandling

g. underretningspligten i forbindelse med berigtigelse eller sletning af personoplysninger eller begrænsning af behandling

h. retten til dataportabilitet

i. retten til indsigelse

j. retten til ikke at være genstand for en afgørelse, der alene er baseret på automatisk behandling, herunder profilering

9.2. I tillæg til databehandlerens forpligtelse til at bistå den dataansvarlige i henhold til Bestemmelse 6.3., bistår databehandleren endvidere, under hensyntagen til behandlingens karakter og de oplysninger, der er tilgængelige for databehandleren, den dataansvarlige med:

a. den dataansvarliges forpligtelse til uden unødig forsinkelse og om muligt senest 72 timer, efter at denne er blevet bekendt med det, at anmelde brud på persondatasikkerheden til den kompetente tilsynsmyndighed, Datatilsynet eller, hvis en anden tilsynsmyndighed er kompetent for den dataansvarlige, denne myndighed, medmindre at det er usandsynligt, at bruddet på persondatasikkerheden indebærer en risiko for fysiske personers rettigheder eller frihedsrettigheder

b. den dataansvarliges forpligtelse til uden unødig forsinkelse at underrette den registrerede om brud på persondatasikkerheden, når bruddet sandsynligvis vil medføre en høj risiko for fysiske personers rettigheder og frihedsrettigheder

c. den dataansvarliges forpligtelse til forud for behandlingen at foretage en analyse af de påtænkte behandlingsaktiviteters konsekvenser for beskyttelse af personoplysninger (en konsekvensanalyse)

d. den dataansvarliges forpligtelse til at høre den kompetente tilsynsmyndighed, Datatilsynet eller, hvis en anden tilsynsmyndighed er kompetent for den dataansvarlige, denne myndighed, inden behandling, såfremt en konsekvensanalyse vedrørende databeskyttelse viser, at behandlingen vil føre til høj risiko i mangel af foranstaltninger truffet af den dataansvarlige for at begrænse risikoen.

9.3. Parterne skal i bilag C angive de fornødne tekniske og organisatoriske foranstaltninger, hvormed databehandleren skal bistå den dataansvarlige samt i hvilket omfang og udstrækning. Det gælder for de forpligtelser, der følger af Bestemmelse 9.1. og 9.2.

10. Underretning om brud på persondatasikkerheden

10.1. Databehandleren underretter uden unødig forsinkelse den dataansvarlige efter at være blevet opmærksom på, at der er sket et brud på persondatasikkerheden.

10.2. Databehandlerens underretning til den dataansvarlige skal om muligt ske senest 48 timer efter, at denne er blevet bekendt med bruddet, sådan at den dataansvarlige kan overholde sin forpligtelse til at anmelde bruddet på persondatasikkerheden til den kompetente tilsynsmyndighed, jf. databeskyttelsesforordningens artikel 33.

10.3. I overensstemmelse med Bestemmelse 9.2.a skal databehandleren bistå den dataansvarlige med at foretage anmeldelse af bruddet til den kompetente tilsynsmyndighed. Det betyder, at databehandleren skal bistå med at tilvejebringe nedenstående information, som ifølge artikel 33, stk. 3, skal fremgå af den dataansvarliges anmeldelse af bruddet til den kompetente tilsynsmyndighed:

a. karakteren af bruddet på persondatasikkerheden, herunder, hvis det er muligt, kategorierne og det omtrentlige antal berørte registrerede samt kategorierne og det omtrentlige antal berørte registreringer af personoplysninger

b. de sandsynlige konsekvenser af bruddet på persondatasikkerheden

c. de foranstaltninger, som den dataansvarlige har truffet eller foreslår truffet for at håndtere bruddet på persondatasikkerheden, herunder, hvis det er relevant, foranstaltninger for at begrænse dets mulige skadevirkninger.

10.4. Parterne skal i bilag C angive den information, som databehandleren skal tilvejebringe i forbindelse med sin bistand til den dataansvarlige i dennes forpligtelse til at anmelde brud på persondatasikkerheden til den kompetente tilsynsmyndighed.

11. Sletning og returnering af oplysninger

11.1. Ved ophør af tjenesterne vedrørende behandling af personoplysninger, er databehandleren forpligtet til at tilbagelevere alle personoplysningerne og slette eksisterende kopier, medmindre EU-retten eller medlemsstaternes nationale ret foreskriver opbevaring af personoplysningerne.

11.2. Ingen regler i EU-retten eller medlemsstaternes nationale ret, som databehandleren er underlagt, foreskriver opbevaring af personoplysningerne efter ophør af tjenesterne vedrørende behandling af personoplysninger.

12. Revision, herunder inspektion

12.1. Databehandleren stiller alle oplysninger, der er nødvendige for at påvise overholdelsen af databeskyttelsesforordningens artikel 28 og disse Bestemmelser, til rådighed for den dataansvarlige og giver mulighed for og bidrager til revisioner, herunder inspektioner, der foretages af den dataansvarlige eller en anden revisor, som er bemyndiget af den dataansvarlige.

12.2. Procedurerne for den dataansvarliges revisioner, herunder inspektioner, med databehandleren og underdatabehandlere er nærmere angivet i Bilag C.7. og C.8.

12.3. Databehandleren er forpligtet til at give tilsynsmyndigheder, som efter gældende lovgivningen har adgang til den dataansvarliges eller databehandlerens faciliteter, eller repræsentanter, der optræder på tilsynsmyndighedens vegne, adgang til databehandlerens fysiske faciliteter mod behørig legitimation.

13. Parternes aftale om andre forhold

13.1. Parterne kan aftale andre bestemmelser vedrørende tjenesten vedrørende behandling af personoplysninger om f.eks. erstatningsansvar, så længe disse andre bestemmelser ikke direkte eller indirekte strider imod Bestemmelserne eller forringer den registreredes grundlæggende rettigheder og frihedsrettigheder, som følger af databeskyttelsesforordningen.

14. Ikrafttræden og ophør

14.1. Bestemmelserne træder i kraft på datoen for begge parters underskrift heraf.

14.2. Begge parter kan kræve Bestemmelserne genforhandlet, hvis lovændringer eller uhensigtsmæssigheder i Bestemmelserne giver anledning hertil.

14.3. Bestemmelserne er gældende, så længe tjenesten vedrørende behandling af personoplysninger varer. I denne periode kan Bestemmelserne ikke opsiges, medmindre andre bestemmelser, der regulerer levering af tjenesten vedrørende behandling af personoplysninger, aftales mellem parterne.

14.4. Hvis levering af tjenesterne vedrørende behandling af personoplysninger ophører, og personoplysningerne er slettet eller returneret til den dataansvarlige i overensstemmelse med Bestemmelse 11.1 og Bilag C.4, kan Bestemmelserne opsiges med skriftlig varsel af begge parter.

14.5. Underskrift

På vegne af den dataansvarlige: den ejer af den dataansvarliges arbejdsområde i CBAM Wise, som accepterer vilkårene for brug af CBAM Wise, som Bestemmelserne er en del af. CBAM Wise registrerer, hvem der accepterede, dato og version for hver accept (Bilag D.2).

På vegne af databehandleren: Swati Upadhyay, SaiNova Solution. Dato: datoen for denne version. Underskrift: givet elektronisk ved at gøre denne version tilgængelig i CBAM Wise (Bilag D.2).

15. Kontaktpersoner hos den dataansvarlige og databehandleren

15.1. Parterne kan kontakte hinanden via nedenstående kontaktpersoner.

Den dataansvarlige: ejerne af arbejdsområdet i CBAM Wise, med de navne og e-mailadresser, der er registreret der.

Databehandleren: Swati Upadhyay, SaiNova Solution, telefon +45 24 34 52 42, e-mail [email protected], også ved brud på persondatasikkerheden og sikkerhed.

15.2. Parterne er forpligtet til løbende at orientere hinanden om ændringer vedrørende kontaktpersoner.

Bilag A. Oplysninger om behandlingen

A.1. Formålet med databehandlerens behandling af personoplysninger på vegne af den dataansvarlige

At levere CBAM Wise til den dataansvarlige, så den kan opfylde sine forpligtelser efter EU's CO2-grænsetilpasningsmekanisme (forordning (EU) 2023/956): finde ud af, hvilke importerede varer der er omfattet, og holde øje med den årlige grænse på 50 tons, indhente og opbevare emissionsdata fra leverandører, beregne indlejrede emissioner, certifikater og omkostninger, forberede sin CBAM-angivelse og opbevare de optegnelser, forordningen kræver.

A.2. Databehandlerens behandling af personoplysninger på vegne af den dataansvarlige drejer sig primært om (karakteren af behandlingen)

Opbevaring, indlæsning, strukturering, beregning, visning og eksport af de data, den dataansvarliges brugere uploader eller indtaster (toldangivelser, varelinjer, leverandør- og anlægsdata), e-mails til kontaktpersoner hos leverandører, som den dataansvarliges brugere sender via CBAM Wise (anmodninger, påmindelser), modtagelse af de data, leverandører returnerer via et sikkert link, backup, logning af ændringer (revisionslog) og sletning.

A.3. Behandlingen omfatter følgende typer af personoplysninger om de registrerede

Den dataansvarliges brugere: navn, arbejds-e-mail, rolle i arbejdsområdet, login- og sessionsoplysninger (tidspunkt, IP-adresse, browsertype), indstillinger for totrinslogin og de handlinger, de foretager i CBAM Wise (revisionslog). Kontaktpersoner hos leverandører og anlæg: navn, arbejds-e-mail, telefonnummer, stilling, den virksomhed, de arbejder for, og de beskeder og data, de sender via CBAM Wise. Personer nævnt i tolddokumenter (fx enkeltmandsvirksomheder, der optræder som eksportører, importører eller repræsentanter, og kontaktpersoner): navn, adresse, EORI- eller momsnummer og tolddata i dokumentet. CBAM Wise har ikke brug for særlige kategorier af personoplysninger (databeskyttelsesforordningens artikel 9), oplysninger om strafbare forhold (artikel 10) eller CPR-numre, og den dataansvarlige bør ikke uploade dem.

A.4. Behandlingen omfatter følgende kategorier af registrerede

Den dataansvarliges medarbejdere og eksterne anmeldere (toldspeditører, konsulenter), der bruger CBAM Wise på dens vegne; kontaktpersoner hos leverandører og anlæg uden for EU; personer nævnt i tolddokumenter.

A.5. Databehandlerens behandling af personoplysninger på vegne af den dataansvarlige kan påbegyndes efter disse Bestemmelsers ikrafttræden. Behandlingen har følgende varighed

Så længe den dataansvarlige bruger CBAM Wise og derefter indtil sletningen beskrevet i Bilag C.4.

Bilag B. Underdatabehandlere

B.1. Godkendte underdatabehandlere

Ved Bestemmelsernes ikrafttræden har den dataansvarlige godkendt brugen af følgende underdatabehandlere

Ved Bestemmelsernes ikrafttræden har den dataansvarlige godkendt brugen af ovennævnte underdatabehandlere for den beskrevne behandlingsaktivitet. Databehandleren må ikke – uden den dataansvarliges skriftlige godkendelse – gøre brug af en underdatabehandler til en anden behandlingsaktivitet end den beskrevne og aftalte eller gøre brug af en anden underdatabehandler til denne behandlingsaktivitet.

Leverandørernes egne lister over underdatabehandlere og databehandleraftaler: DigitalOcean's sub-processors (https://www.digitalocean.com/trust/subprocessors); DigitalOcean's data processing agreement (https://www.digitalocean.com/legal/data-processing-agreement). Ikke underdatabehandler for data i arbejdsområdet, nævnt for åbenhedens skyld: Microsoft Ireland Operations Ltd. (Microsoft 365) (Vores supportindbakke ([email protected]): beskeder, som kunder og besøgende på hjemmesiden sender os).

B.2. Varsel for godkendelse af underdatabehandlere

Databehandleren underretter den dataansvarlige om en planlagt tilføjelse eller udskiftning af en underdatabehandler med mindst 30 dages varsel (Bestemmelse 7.3) pr. e-mail til ejerne af den dataansvarliges arbejdsområde i CBAM Wise og på siden /dpa i CBAM Wise.

Det samme gælder ændringer i databehandlerens underdatabehandleres egne underdatabehandlere, som berører den dataansvarliges personoplysninger (fx en ændring, som DigitalOcean varsler): databehandleren videresender det varsel, den modtager, inden for 5 arbejdsdage, så den dataansvarlige kan gøre indsigelse, før ændringen får virkning.

Den dataansvarlige kan gøre indsigelse af rimelige databeskyttelsesmæssige grunde inden for varslingsperioden. Kan indsigelsen ikke løses, kan den dataansvarlige opsige aftalen med virkning, før ændringen får virkning.

Bilag C. Instruks vedrørende behandling af personoplysninger

C.1. Behandlingens genstand/instruks

Databehandlerens behandling af personoplysninger på vegne af den dataansvarlige sker ved, at databehandleren udfører følgende:

Levering af CBAM Wise som beskrevet i vilkårene for brug og Bilag A. Den dataansvarliges brug af CBAM Wise (upload, indtastning, anmodninger til leverandører, godkendelse, eksport og sletning) er dens dokumenterede instruks; hver af disse handlinger registreres i revisionsloggen.

C.2. Behandlingssikkerhed

Sikkerhedsniveauet skal afspejle:

At behandlingen omfatter forretningsdata og almindelige personoplysninger (navne og arbejdskontaktoplysninger på forretningsforbindelser og brugere, personer nævnt i tolddokumenter), ingen særlige kategorier af personoplysninger, og optegnelser, som den dataansvarlige skal opbevare i flere år; der etableres et sikkerhedsniveau, der passer til forretningskritiske data med krav til fortrolighed og integritet.

Databehandleren er herefter berettiget og forpligtet til at træffe beslutninger om, hvilke tekniske og organisatoriske sikkerhedsforanstaltninger, der skal gennemføres for at etableret det nødvendige (og aftalte) sikkerhedsniveau.

Databehandleren skal dog – under alle omstændigheder og som minimum – gennemføre følgende foranstaltninger, som er aftalt med den dataansvarlige:

Pseudonymisering og kryptering: alle forbindelser bruger TLS 1.2 eller nyere; databasen og dens backup er krypteret ved hvile hos hostingleverandøren; adgangskoder gemmes kun som sikre hashværdier; fejlrapporter og produktstatistik indeholder, når de er slået til, ingen personoplysninger, kun interne ID-numre.

Fortrolighed, integritet, tilgængelighed og robusthed: hver kundes data er adskilt med rækkesikkerhed (row-level security) i databasen, så én virksomheds data ikke kan læses i en anden virksomheds session; personlige logins med roller pr. virksomhed; totrinslogin kræves for ejere, anmeldere og platformadministratorer; hver ændring af compliancedata registreres i en revisionslog, der kun kan tilføjes til og er kædet med hashværdier; databasen kører med en standby-node; uploadede filer kontrolleres for virus, før de gemmes.

Genopretning af tilgængelighed: daglig backup af databasen med gendannelse til et vilkårligt tidspunkt; en gendannelse testes før lancering og mindst én gang om året.

Regelmæssig afprøvning: hver ændring af CBAM Wise gennemgår automatiske test før udgivelse; disse foranstaltninger gennemgås mindst én gang om året og efter ethvert brud på persondatasikkerheden.

Adgang til oplysningerne via internettet: kun over HTTPS gennem CBAM Wise-applikationen; adgang ophører automatisk på den slutdato, ejerne fastsætter; sessioner udløber efter 7 dage; antallet af loginforsøg er begrænset.

Beskyttelse under transmission: TLS for hver forbindelse, også til e-mailudbyderen; forbindelser passerer kun hostingleverandørens netværk (Cloudflare, Bilag B) under overførslen.

Beskyttelse under opbevaring: data, backup og logs opbevares i EU (DigitalOcean, Frankfurt); databasen kan kun nås fra applikationen over et privat netværk; filer opbevares i en privat bucket, der kun er tilgængelig med en nøgle begrænset til denne bucket.

Fysisk sikring: databehandleren driver ingen egne servere; datacentrene er DigitalOceans og er omfattet af dets fysiske sikkerhedsforanstaltninger.

Hjemme-/fjernarbejdspladser: databehandlerens medarbejdere arbejder på afstand på enheder med diskkryptering, skærmlås og opdateret software og bruger totrinslogin til alle administrative konti; personoplysninger kopieres ikke til lokale enheder, undtagen når den dataansvarlige beder om support, der kræver det, og slettes da, når supporten er afsluttet.

Logning: ændringer af compliancedata (hvem, hvad, hvornår) i revisionsloggen, som ikke kan ændres bagefter; logins og sessioner med tidspunkt og IP-adresse; applikationslogs opbevares i EU.

C.3 Bistand til den dataansvarlige

Databehandleren skal så vidt muligt – inden for det nedenstående omfang og udstrækning – bistå den dataansvarlige i overensstemmelse med Bestemmelse 9.1 og 9.2 ved at gennemføre følgende tekniske og organisatoriske foranstaltninger:

CBAM Wise giver den dataansvarlige mulighed for at finde, eksportere, berigtige og slette personoplysningerne i sit arbejdsområde og blokere data, den skal opbevare (retlig tilbageholdelse). Hvis en registreret kontakter databehandleren direkte om den dataansvarliges data, videresender databehandleren anmodningen inden for 5 arbejdsdage og besvarer den ikke selv. Ved et brud på persondatasikkerheden giver databehandleren de oplysninger, der er nævnt i Bestemmelse 10.3, i det omfang den har dem, pr. e-mail til ejerne af arbejdsområdet, og supplerer, efterhånden som den får mere at vide. Til konsekvensanalyser og forudgående høringer stiller databehandleren beskrivelsen af behandlingen og af disse foranstaltninger til rådighed og besvarer den dataansvarliges rimelige skriftlige spørgsmål.

C.4 Opbevaringsperiode/sletterutine

Personoplysninger opbevares, så længe den dataansvarlige har dem i sit arbejdsområde; den dataansvarlige kan til enhver tid slette dem og fastsætte opbevaringsdatoer. Ved ophør af tjenesten vedrørende behandling af personoplysninger kan den dataansvarlige eksportere alle sine data indtil ophørsdatoen (tilbagelevering, Bestemmelse 11.1); databehandleren sletter derefter arbejdsområdet og dets filer inden for 30 dage, og de backups, der indeholder dem, overskrives inden for yderligere 30 dage.

C.5 Lokalitet for behandling

Behandling af de af Bestemmelserne omfattede personoplysninger kan ikke uden den dataansvarliges forudgående skriftlige godkendelse ske på andre lokaliteter end følgende:

DigitalOceans datacenter i Frankfurt (fra1), Tyskland: alle data, backup og logs. Brevo, Frankrig: e-mails. Sentry (EU-region) og PostHog (EU-cloud), Tyskland: kun når de er slået til, og uden andre personoplysninger end interne ID-numre. Cloudflares netværk: forbindelser under overførsel (Bilag B). Databehandlerens medarbejdere, fra EU/EØS.

C.6 Instruks vedrørende overførsel af personoplysninger til tredjelande

Den dataansvarlige instruerer databehandleren i at tillade følgende overførsler: (a) forbindelser til CBAM Wise passerer det globale netværk hos Cloudflare, Inc. (USA), DigitalOceans underdatabehandler, under overførslen; (b) DigitalOcean, LLC, Functional Software, Inc. (Sentry) og PostHog, Inc. er amerikanske virksomheder, hvis medarbejdere kan få adgang til data opbevaret i EU af hensyn til support og sikkerhed.

Grundlag efter databeskyttelsesforordningens kapitel V: afgørelsen om tilstrækkeligt beskyttelsesniveau for EU-US Data Privacy Framework (Kommissionens gennemførelsesafgørelse (EU) 2023/1795) for de certificerede virksomheder og EU's standardkontraktbestemmelser (Kommissionens gennemførelsesafgørelse (EU) 2021/914) som reserve, som fastsat i hver underdatabehandlers databehandleraftale.

Hvis den dataansvarlige ikke i disse Bestemmelser eller efterfølgende giver en dokumenteret instruks vedrørende overførsels af personoplysninger til et tredjeland, er databehandleren ikke berettiget til inden for rammerne af disse Bestemmelser at foretage sådanne overførsler.

C.7 Procedurer for den dataansvarliges revisioner, herunder inspektioner, med behandlingen af personoplysninger, som er overladt til databehandleren

Én gang om året og efter et brud på persondatasikkerheden giver databehandleren efter anmodning og for egen regning den dataansvarlige en skriftlig redegørelse for sin overholdelse af databeskyttelsesforordningen, databeskyttelsesbestemmelser i anden EU-ret eller medlemsstaternes nationale ret og disse Bestemmelser: en opdateret beskrivelse af foranstaltningerne i C.2 og svar på den dataansvarliges rimelige skriftlige spørgsmål. Den dataansvarlige kan anfægte rammerne for og/eller metoden i redegørelsen og kan anmode om gennemførelse af yderligere foranstaltninger for at sikre overholdelsen.

Den dataansvarlige eller en uafhængig revisor, som den bemyndiger, og som er underlagt tavshedspligt, kan herudover foretage inspektioner, herunder fysiske inspektioner, af lokaliteterne, hvorfra databehandleren foretager behandlingen, med mindst 30 dages varsel og højst én gang om året, medmindre der har været et brud på persondatasikkerheden, eller en tilsynsmyndighed kræver det. Den dataansvarliges eventuelle udgifter i forbindelse med en inspektion afholdes af den dataansvarlige selv. Databehandleren er dog forpligtet til at afsætte de ressourcer (hovedsageligt den tid), der er nødvendig(e) for, at den dataansvarlige kan gennemføre sin inspektion.

C.8 Procedurer for revisioner, herunder inspektioner, med behandling af personoplysninger, som er overladt til underdatabehandlere

Én gang om året gennemgår databehandleren de uafhængige revisionserklæringer og certificeringer, som underdatabehandlerne stiller til rådighed, og deres databehandleraftaler. Dokumentation for gennemgangen fremsendes uden unødig forsinkelse til den dataansvarlige efter anmodning, i det omfang underdatabehandlerne tillader, at den deles. Den dataansvarlige kan anfægte rammerne for og/eller metoden i gennemgangen og kan anmode om gennemførelse af yderligere foranstaltninger for at sikre overholdelsen.

Den dataansvarliges eventuelle deltagelse i en inspektion hos en underdatabehandler ændrer ikke ved, at databehandleren også herefter har det fulde ansvar for underdatabehandlerens overholdelse af databeskyttelsesforordningen, databeskyttelsesbestemmelser i anden EU-ret eller medlemsstaternes nationale ret og disse Bestemmelser.

Bilag D. Parternes regulering af andre forhold

D.1. Forholdet til vilkårene for brug. Bestemmelserne er en del af vilkårene for brug af CBAM Wise. Som tilladt i Bestemmelse 13 følger parternes ansvar over for hinanden vilkårene for brug (punkt 8); dette begrænser ikke de registreredes rettigheder efter databeskyttelsesforordningen.

D.2. Indgåelse og underskrift. Bestemmelserne indgås elektronisk. Den dataansvarlige underskriver, når ejeren af dens arbejdsområde accepterer vilkårene for brug i CBAM Wise; CBAM Wise registrerer, hvem der accepterede, dato og version. Databehandleren underskriver ved at gøre denne version tilgængelig i CBAM Wise. Efter anmodning underskriver databehandleren også et eksemplar i hånden eller med en elektronisk signatur.

D.3. Instrukser, som databehandleren anser for ulovlige (Bestemmelse 4.2). Efter at have underrettet den dataansvarlige kan databehandleren udsætte udførelsen af instruksen, indtil den dataansvarlige skriftligt bekræfter eller ændrer den.

D.4. Ændringer. Databehandleren kan ændre Bilag B og C: underdatabehandlere kun som fastsat i Bestemmelse 7.3 og Bilag B.2, og sikkerhedsforanstaltninger kun uden at sænke det samlede beskyttelsesniveau. En ny version varsles pr. e-mail til ejerne af arbejdsområdet og vises ved næste login.

D.5. Omkostninger. Bistanden efter Bestemmelse 9 og 10 og Bilag C.3 er indeholdt i prisen for CBAM Wise. Inspektioner efter Bilag C.7 sker for den dataansvarliges egen regning.

D.6. Sprog. Bestemmelserne findes på engelsk og dansk i Datatilsynets officielle ordlyd; de udfyldte dele af den danske version er oversat fra engelsk. Ved uoverensstemmelse gælder den engelske version.